\n| \n Funcionalidad<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| \n Descripci\u00f3n<\/strong><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/thead>\n\n\n| \n Radicaci\u00f3n de Entrada<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| \n Por medio de este m\u00f3dulo, se reciben todos los documentos de la entidad, estos son procesados y enviados a su destino inicial (jefatura de cada dependencia). En este proceso se digita la informaci\u00f3n b\u00e1sica del documento, al cu\u00e1l se le asignar\u00e1 un archivo digital (imagen escaneada).<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \n| \n M\u00f3dulo de Digitalizaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| \n Es una aplicaci\u00f3n cliente servidor que digitaliza los documentos recibidos y los asocia al registro creado desde el m\u00f3dulo de radicaci\u00f3n de entrada.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \n| \n Interfaz de Usuario Final<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| \n El cliente es una herramienta de uso intuitivo similar a un Web-Mail. La herramienta le permite al usuario administrar diferentes carpetas predefinidas o personalizadas, donde se almacenan sus documentos de trabajo. El cliente permite ordenar o filtrar documentos, facilitando la ubicaci\u00f3n r\u00e1pida de estos. As\u00ed mismo es posible desde el cliente definir y conformar expedientes que le permitan a la entidad vincular documentos que est\u00e1n relacionados entre s\u00ed. Desde el cliente, el usuario podr\u00e1 acceder a la imagen digitalizada de un documento o ingresar en un m\u00f3dulo de vista general con el fin de conocer m\u00e1s informaci\u00f3n del mismo.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \n| \n Gesti\u00f3n del Documento<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| \n A trav\u00e9s de este m\u00f3dulo, se puede conocer en detalle informaci\u00f3n del documento, el flujo de trabajo que ha tenido desde su ingreso al sistema, se pueden modificar algunos datos iniciales del registro, tipificarlo, clasificarlo y asociarlo a las Tablas de Retenci\u00f3n Documental relacionadas con las funciones y procesos de la entidad. As\u00ed mismo\u00a0se puede asociar un documento a un expediente, anexarle nuevos documentos o solicitar el f\u00edsico que reposa en archivo. Adem\u00e1s, es posible programar alarmas para el flujo documental que se reflejan visualmente en una carpeta denominada agendados.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \n| \n Radicaci\u00f3n de Salida<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| \n La radicaci\u00f3n de salida es un m\u00f3dulo que puede ser utilizado para dar respuesta a un documento de entrada o para generar una comunicaci\u00f3n nueva. Estos documentos de salida pueden ser notificaciones, pliegos de cargos, y otros producidos por la entidad.<\/p>\n Otra funcionalidad de este m\u00f3dulo es la de generaci\u00f3n de documentos de salida en forma masiva, utilizando documentos elaborados con formatos .odt o .doc y un archivo asociado .csv, generando los respectivos radicados desde cualquier dependencia y haciendo uso de la radicaci\u00f3n unificada de la entidad.<\/p>\n Adicional a la radicaci\u00f3n de salida, el sistema puede ser parametrizado para realizar cualquier tipo de radicaci\u00f3n que permita identificar un grupo general de documentos como los memorandos, resoluciones, circulares, etc., los cuales deban ser numerados para el respectivo control en la entidad.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \n| \n Radicaciones de Documentos Adicionales<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| \n Orfeo permite que cada entidad parametrice los tipos documentales que desea que el sistema maneje, controlando las secuencias como la entidad lo estime conveniente. Ej. Resoluciones, Circulares, Memorandos, etc.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \n| \n Traslado de Documentos<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| \n Los documentos se pueden trasladar de un usuario a otro con niveles de control definidos por las \u00e1reas que se establezcan. Entre estos traslados, se incluye el env\u00edo de correspondencia que tiene origen cuando son radicados documentos para salida, estos pasan a una carpeta predefinida llamada impresi\u00f3n, a la cual una o varias personas que tienen este permiso lo imprimen y lo env\u00edan al \u00e1rea de correspondencia para su tr\u00e1mite respectivo. Una vez recibido el documento en el \u00e1rea de correspondencia, es procesado para su posterior env\u00edo, teniendo en cuenta las especificaciones de trabajo manejadas por la empresa de correo, generando planillas y gu\u00edas para las modalidades de correo normal o certificado.<\/p>\n Adem\u00e1s este m\u00f3dulo cuenta con una secci\u00f3n de devoluci\u00f3n de correo, para retomar documentos que no pudieron ser entregados por alguna raz\u00f3n. Los usuarios encargados de este proceso en cada dependencia, deciden si los documentos son archivados o reenviados. Cada usuario puede conocer los detalles de env\u00edo del documento desde su bandeja de entrada.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \n| \n Archivo y Pr\u00e9stamo de Documentos<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| \n Este m\u00f3dulo permite procesar las solicitudes de documentos f\u00edsicos, para entregarlos a los funcionarios solicitantes, controlando de \u00e9sta forma d\u00f3nde est\u00e1 cada documento y el tiempo que dura en poder de los funcionarios, a trav\u00e9s de diferentes reportes.<\/p>\n Brinda tambi\u00e9n la posibilidad de clasificar los documentos f\u00edsicos dependiendo de los datos ingresados por el usuario desde la secci\u00f3n de expedientes en el m\u00f3dulo general, el cual incluye entre otros datos ubicaci\u00f3n f\u00edsica del documento y la conformaci\u00f3n del expediente f\u00edsico.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \n| \n Consultas<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| \n Permite a los usuarios consultar cualquier documento, a trav\u00e9s de diferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efect\u00faa la consulta.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \n| \n Estad\u00edsticas y Reportes<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| \n Se pueden obtener reportes para establecer el nivel de rendimiento en los diferentes procesos como N\u00famero de documentos radicados, digitalizados, tr\u00e1mite en dependencia, radicados actuales sin tramitar, etc. los cuales permiten detectar posibles retrasos durante su tr\u00e1mite y as\u00ed establecer unos niveles de control y posibles contingencias de ser necesario.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \n| \n Expedientes Virtuales<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| El m\u00f3dulo de Expedientes virtuales que permite a los usuarios observar en l\u00ednea las im\u00e1genes de los documentos que reposan en el archivo f\u00edsico cumpliendo con el principio de orden y procedencia, es decir que se conservan en el orden en que suceden los hechos. Con esta funcionalidad se logra que la unidad documental o expediente virtual se conserve en el mismo orden del expediente f\u00edsico, se logra la aplicaci\u00f3n din\u00e1mica de las Tablas de Retenci\u00f3n Documental, haciendo part\u00edcipe a los productores de documentos dentro del proceso documental. Este desarrollo ha facilitado el seguimiento a las diferentes series documentales (por ejemplo las series de contratos, investigaciones, Silencios Administrativos, entre otras).<\/td>\n<\/tr>\n | \n| \n Flujos de Trabajo y Procesos(Work Flow)<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| \n El m\u00f3dulo de Flujos de Trabajo (WorkFlow), permite realizar seguimiento, generar estad\u00edsticas y alertas sobre cada uno de los procesos que se manejan en la entidad. Estamos empezando a desarrollar herramientas que integran los documentos y expedientes virtuales a Procesos. De esta manera lograr convertir a Orfeo en una herramienta de Gesti\u00f3n por Procesos (BPM).<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \n| \n InterOperabilidad con otros Aplicativos (WebServices)<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| \n M\u00f3dulo que garantiza interoperabilidad del Orfeo con otras Herramientas. De esta manera se lleva a Orfeo a un sistema Orientado a los Servicios. Las aplicaciones externas podr\u00e1n enviar datos o variables que requiera orfeo para generar Radicados, Expedientes, Adjuntar Archivos, etc.. En las versiones a partir de 2008 , se encontrar\u00e1 disponible la implementaci\u00f3n de Webservices y formularios de variables din\u00e1micos que permitir\u00e1n que Orfeo almacene y comparta informaci\u00f3n de variables que requieran los procesos que se generan en la aplicaci\u00f3n.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \n| \n M\u00f3dulo de Manejo de Plantillas en ODT y XML<\/strong><\/p>\n<\/td>\n| \n Este m\u00f3dulo permite aprovechar la ventaja de documento est\u00e1ndar de formato abierto (Conforme a los est\u00e1ndares ISO), haciendo posible editar el documento en m\u00faltiples herramientas ofim\u00e1ticas como OpenOffice, Koffice, AviWord, Office, etc. Liberando al ciudadano de la adquisici\u00f3n de Software para ver y editar los documentos producidos.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \nTablas de Retenci\u00f3n Documental<\/strong><\/td>\n| \n Esta herramienta permite realizar el cargue, ajuste y administraci\u00f3n de las Tablas de Retenci\u00f3n Documental, previamente aprobadas por el AGN para cada Entidad, realizando una aplicaci\u00f3n din\u00e1mica con el administrador y los usuarios del sistema, con enfoque de procesos.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \nConsultas Web en L\u00ednea<\/strong><\/td>\n| \n De un lado permite colocar en la p\u00e1gina de la entidad formularios para recibir solicitudes o documentaci\u00f3n de los usuarios a trav\u00e9s de la red de Internet, gener\u00e1ndoles un documento (por ejemplo un pdf), con n\u00famero de la solicitud para que el usuario pueda consultar el estado del tr\u00e1mite v\u00eda web.<\/p>\n De otra parte, es posible consultar Expedientes en l\u00ednea para facilitar a terceros, previamente autorizados, la consulta en l\u00ednea de expedientes completos sin tener que dirigirse a la Entidad.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n | \n| <\/td>\n | <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n\n \n \n- Si quieres recibir m\u00e1s informaci\u00f3n del sistema puede ingresar a nuestra p\u00e1gina oficial en SkinaTech<\/a> o escribirnos a socialmedia@skinatech.com.<\/a><\/dd>\n<\/dl>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Orfeo NG es un sistema de Gesti\u00f3n Documental que cumple con +98% de la definici\u00f3n de Sistema de Gesti\u00f3n de Documentos Electr\u00f3nicos de archivo SGDEA (Modelo de Requisitos) del archivo General de la Naci\u00f3n Colombiana […]<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"footnotes":""},"class_list":["post-3733","page","type-page","status-publish","hentry"],"yoast_head":"\n Detalles de Orfeo NG Sistema de Gesti\u00f3n Documental - Orfeo SGDEA - Gesti\u00f3n Documental<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Orfeo NG es un sistema de Gesti\u00f3n Documental que cumple con +80% de funcionalidades definidas en diversas regulaciones como el Modelo de Requisitos\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/orfeolibre.org\/inicio\/detalles-de-orfeo-ng-sistema-de-gestion-documental\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"es_ES\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Detalles de Orfeo NG Sistema de Gesti\u00f3n Documental - 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